Selectarea înregistrărilor

Bazele de date sînt utilizate pentru măsurarea unor cantități mari de informații. În procesul prelucrării acestor informații apare necesitatea selectării înregistrărilor care satisfac anumite condiții.  

   Operația de alegere dintr-o bază de date a unor înregistrări care satisfac anumite condiții se numește selectara sau filtrarea înregistrărilor.

În cazul aplicației Microsoft excel, selectarea înregistrărilor se efectuează cu ajutorul comenzii Filter din meniul Data. Această comandă are 3 subcomenzi: Autofilter, Show All și Advance Filter. După selectarea unei celule arbitrare din interiorul listei de date și activarea comenzii Data, Filter, AutoFilter, aplicaţia de calcul tabelar atașezată fiecărei denumiri de cîmp cîte o listă derulantă ce conține toate valorile care apar în coloana respectivă.

Pentru a înregistra slectările dorite utilizatorul va indica pentru unul sau mai multe cîmpuri ale listei de date condițiile de selectare. Acestea pot fi:

     1. All-toate valorile care apar în celulele de sub denumirile de cîmp;

    2.Top 10 –primele 10 din toate valorile care apar în celulele de sub denumirele de cîmp aranjate în ordine crescătoare;

      3.Custom-condiții de selectare definite de utilizator;

   4.O singură valoare din cele care apar din celulele de sub denumirea de cîmp.

Imediat după introducerea condițiilor de selectare aplicația de calcul tabelar parcurge lista de date verifică condiţiile de selectare pentru fiecare cîmp și ascunde înregistrările care nu satisfac condițiile indicate. Prin urmare în lista de date vor fi afișate numai înregistrările care satisfac condițiile de selectare impuse fiecărui cîmp. Pentru a se reveni la afișarea tuturor înregistrărilor și eliminarea condițiilor de selectare, se activează comanda Data, Filter, Show All.

Dacă utilizatorul alege din lista derulantă atașată fiecărui cîmp opțiunea Custom aplicația de calcul tabelar afișează la ecran fereastra de dialog Custom Autofilter, în care pot fi indicate condiţiile de selectare definite de utilizator.

Criteriile de selectare definite de utilizator pot include una sa două condiţii reunite prin operația logică ȘI (And)  SAU(OR). De obicei  astfel de condiții se utilizează atunci cînd dorim să afișăm înregistrările ce conțin valori dintr-un anumit domeniu.

În general înregistrările selectate pot fi supuse unor prelucrări ulterioare de exemplu, sortarea după  valorile anumitor cîmpuri, înserate într-o altă listă tipărite la imprimantă.

În astfel de cazuri se recomandă copierea înregistrărilor selectate într-o altă zonă a foii de lucru sau chiar intr-o altă foaie.

Pentru a copia înregistrările selectate se efecturază următoarele operații:

    1. Selectăm înregistrările dorite folosind comanda Data, AutorFilter;

      2.Selectăm domeniul de celule ce conțin lista cu înregistrările filtrare;

   3.  Executăm comanda Copy din meniul Edit;

    4.  Selectam celula stînga-sus al domeniului destinație;

   5.  Executăm comanda Paste;

Aplicația de calcul tabelar va copia înregistrările selectate la noua locație fără ca lista inițială să sufere schimbări. Amintim că pentru a reveni  la afisarea tuturor înregistrărilor din lista inițială și eliminarea tuturor condițiilor de selectare, se execută comanda Data, Filter, Show All.