Sortarea înregistrărilor

Informaţiile dintr-o bază de date pot fi prelucrate mai uşor atunci cînd utilizatorul dispune de posibilitatea de a aranja înregistrările într-o anumită ordine. De exemplu înregistrările din lista participanţilor (fig.2) pot fi aranjate în ordine alfabetică după valorile din cîmpurile Nume, Prenume sau în ordine numerică după volorile din cîmpul Punctaj.

                                                                     fig.2 Lista participanţilor
Operaţia de rearanjare a înregistrărilor dintr-o listă după valorile unuia sau a mai multor cîmpuri se numeşte sortare.
Aplicaţiile de calcul tabelar dispun de instrumente speciale, destinate sortării înregistrărilor. În cazul aplicaţiei Microsoft Excel, sortarea înregistrărilor se efectuează cu ajutorul comenzii Data, Sort. După lansarea acestei comenzi, pe ecran este afişată fereastra de dialog Sort, în care utilizatorul indică opţiunile dorite de sortare.
În fereastra de dialog Sort pot fi indicate pînă la trei chei de sortare, fiecare cheie reprezentînd o denumire de cîmp din antetul listei. Ordinea de sortare - după volori crescătoare sau după valori descrescătoare - se precizează pentru fiecare cheie cu ajutorul butoanelor radio Ascending şi Descending.
De exemplu în figura 3 este prezentată foaia de calcul Lista participanţilor după sortarea bazei de date conform cheii Nume, în ordine crescătoare.

                                 fig.3 Sortarea listei după Nume
Se veda că sortarea a fost făcută după Nume, dar Prenumele nu au fost sortate.Pentru a sorta înregistrările după ambele chei -Nume şi Prenume-, în fereastra de dialog Sort se indică ambele cîmpuri şi ordinea dorită de sortare.
Mai jos este baza de date sortată după cheile Nume şi Prenume.

                     fig.4 Sortarea listei după cheile Nume şi Prenume
Aranjarea înregistrărilor se efectuază în ordinea în care au fost indicate cheile de sortare din fereastra de dialog Sort:

1. mai întîi ănregistrările sînt sortate după prima cheie;
2. în continuare, înregistrările sînt sortate, dacă a fost indicată, după cheia  a doua;
3. în sfîrşit, înregistrările sînt sortate, dacă a fost indicată după cheia a treia.

Ordinea de sortare ascendentă aranjează înregistrările în felul următor:

• numerele de cel mai mic negativ la cel mai mare pozitiv;
• datele calendaristice şi mărcile de timp în ordine cronologică;
• textele în ordine alfabetică;
• valorile logice cu FALSE întîi şi apoi cu TRUE;
• valorile de eroare în ordinea în care sînt întîlnite;
• spaţiile;

Ordinea de sortare descendentă aranjează înregistrările exact în ordinea inversă celei ascendente, cu excepţia faptului că spaţiile sînt plasate tot pe ultima poziţie.

Să reţinem că aplicaţiile de calcul tabelar oferă utilizatorului posibilitatea să sorteze întreaga listă sau numai o anumită porţiune a ei. Pentru sortarea unei părţi a listei, înainte de lansarea comenzii Data, Sort, se selectează numai înregistrările dorite.